Gerade kleinere Unternehmen setzen beim Verwalten von Prozessen und Kennzahlen immer noch verstärkt auf Insellösungen. Das sind unterschiedlichste Softwarelösungen die nicht oder nur mit erheblichem Aufwand Daten austauschen können. Ebenfalls weit verbreitet sind kleine Einzellösungen auf Basis von Microsoft Excel oder Access. Damit sind diese Unternehmen zwar in der Lage, die einzelnen Bereiche in Ihrem Wertschöpfungsprozess abzudecken, die großen Vorteile einer ERP-Lösung überlassen sie der Konkurrenz. Je nach Branche oder Geschäftsfeld werden statt dem Begriff ERP (Enterprise Ressource Planning) auch das deutsche PPS (Produktionsplanungs- und Steuerungssystem) oder auch simpel Warenwirtschaft verwendet. Warum ERP? Ein ERP System bietet dem Unternehmen viele Vorteile: Gemeinsame Datenbasis für das ganze Unternehmen Verkürzung der Durchlaufzeiten durch [...]

Ob und wie gut sich der Einsatz von ERP Systemen rentabilitiert, hängt nicht nur von der Software selbst ab. Häufig sind es gerade die Rahmenbedingungen der Organisation, die über Erfolg oder Niederlage entscheiden. Dabei ist mit Niederlage in der Regel nicht ein komplettes Scheitern gemeint, sondern die Kosten für die Umsetzung im Unternehmen und gefassten Terminpläne werden weit überschritten. In einzelnen Fällen können die Geschäftsprozesse auch gar nicht komplett abgebildet werden, so daß wichtige Informationen am System vorbei per Email oder Ausdruck transportiert werden. Wichtige Rahmenbedingungen Die Organisation der Prozesse ist soweit vorangeschritten, dass nicht mehr von Fall zu Fall über die Abwicklung von Geschäftsvorfällen entschieden wird. Herrscht hier noch [...]

Wie leicht eine Software zu benutzen und zu erlernen ist, hängt stark davon ab wie ergonomisch eine Software gestaltet wurde. Während im Bereich der Hardwareergonomie, zum Beispiel bei Bürostühlen, blendfrei gestalteten Bildschirmarbeitsplätzen und auch bei der Auswahl von Tastatur und Maus, die Vorteile eines ergomischen Arbeitsplatzes weitgehend bekannt und akzeptiert sind, verschenken viele Arbeitgeber hier wertvolle Ressourcen im Bereich Softwareergonomie. Hier geht es allerdings nicht nur um die vielfach höheren Schulungskosten, die unergonomische Software verursacht, sondern auch um ein ständiges “Stören” des effektiven Einsatzes. Dies führt zu hohen Frustrationsraten bei den Benutzern und spiegelt sich im schlimmsten Fall in Verweigerung oder einem Verschieben von Arbeit auf einen späteren Zeitpunkt. So [...]

Wie lange eine Softwarelösung eingesetzt wird, kann niemand mit Gewissheit sagen. So manche Übergangslösung überlebt deutlich länger als gedacht und so kommen einige Faktoren zum tragen, die im kurzfristigen Einsatz keine Rolle gespielt hätten. So entsteht speziell bei Individualsoftware aber auch bei Standardlösungen in jedem Unternehmen irgendwann der Wunsch Veränderungen oder Erweiterungen an der Software vorzunehmen. Dies ist allerdings nicht immer möglich. Die damit getätigen Investitionen sind verloren. Bei Standardsoftware steht der Quellcode meist sowieso nicht zur Verfügung. Wünsche nach Erweiterungen können sowieso nur von urspünglichen Entwickler erfüllt werden. Dieser steht in der Regel kundenspezifischen Änderungen an seiner Standardsoftware immer ablehnend gegenüber, wenn diese Änderung nicht auch für eine Vielzahl [...]

In vielen Unternehmen zeigt sich noch heute das selbe Bild. Wichtige Prozesse werden über Exceltabellen abgebildet. Diese werden dann per E-Mail im Haus von Benutzer zu Benutzer verschickt oder werden über ein freigegeben Ordner im Netzwerk zugänglich gemacht. Wichtige Kalkulationen oder Kontrollen werden je nach Fähigkeit des Benutzers mal mehr oder weniger gut in Formeln und Makros umgesetzt. Typische Erlebnisse sind dann: […]

Automatisierung von Kontrollaufgaben Ein nicht unerheblicher Teil der Arbeit einer Führungskraft entfällt auf Kontrollaufgaben. Die Prüfung von Angeboten, Arbeitsberichten und Projektständen erfordert Sorgfalt und vor allem auch Kontinuität. Nur so kann gewährleistet werden, dass die erzielten Ergebnisse auch den vereinbarten Zielen entsprechen. Häufig hat aber eben die, mit diesen Aufgaben beschäftigte Führungskraft, das Gefühl für die eigentliche Arbeit nur unzureichend Zeit zu haben. Statt strategisch an den Prozessen und der Weiterentwicklung des Unternehmens oder der Abteilung zu arbeiten, wird die zur Verfügung stehende Zeit mit der Kontrolle von Status-Berichten und deren Besprechung in Meetings gefüllt. Hier liegt aber ein noch nicht in allen Unternehmen gehobener Schatz, der sich auf [...]

Im Bereich der ERP-Software finden sich eine Vielzahl von Anbietern und noch mehr Produkte. Obwohl bei der Suche nach einer ERP-Software naturgemäß die Software selbst im Fokus steht, sollte aber auch der Anbieter einer ERP-Software selbst einige wichtige Kriterien erfüllen. Standortnähe Keine ERP-Software kommt auf lange Sicht ohne Wartung aus. Anpassungswünsche und Hilfestellungen lassen sich nicht immer per Fernwartung, Internet- oder Telefonkonferenz klären. Schwierig wird es, wenn der Lieferant der Software die lange Anfahrt scheut oder hier jedesmal hohe Kosten entstehen. Ein lokaler Anbieter kann im Zweifelsfall schneller vor Ort sein und auch mal kurzfristig zu einer Besprechung hinzugezogen werden. Branchenkenntnis Keine Branche ist wie die andere. Jeder [...]

Softwareprojekte sind dafür bekannt, dass eine Vielzahl nicht mit dem geplanten Budget oder im geplanten Zeitraum fertiggestellt werden können. Die Ursache dafür sind aber nicht immer technische Probleme oder unerwartete Anforderungen an die Software. Häufig sind die Gründe für Probleme in der Abwicklung von Softwareprojekten im Umfeld des Projekts zu finden. Ursachen sind oft Mängel in der Projektorganisation oder auch im Aufbau bzw. der Kooperation im Projektteam. Hier eine Aufstellung von Erfolgsfaktoren in Softwareprojekten: Menschen Projektteam Methodenkompetenz Kommunikationsfähigkeiten Kreativität Unvoreingenommenheit Fairness und Kooperation Projektleitung Motivationsfähigkeit Integrität Nötige Kompetenzen und Ressourcen sind übertragen. Präsentationsfähigkeit Moderation Erfahrung und Praxiswissen Unternehmensführung Interner Auftraggeber Muss Projekt mit allen nötigen Ressourcen ausstatten. Muss [...]

Je nach Unternehmen und Branche kann die Definition eines ERP (Enterprise Ressource Planning) abweichen. In produktionsorientierten Unternehmen wird häufig ERP oder auch das deutsche PPS (Produktions Planung Steuerung) verwendet. Handelsorientierte Unternehmen benutzen häufig eher den Begriff Warenwirtschaftssystem. Gemeint ist in der Regel aber das selbe. Aber was ist ERP? Eine Unternehmenssoftware, die allen Benutzer eine zentrale Informationsquelle für alle betrieblichen Vorgänge bieten soll. Der komplette Wertschöpfungsprozess sollte von der Angebotsphase bis zur letzendlichen Auslieferung an den Kunden in der Software abgebildet sein. So kann lückenlos der Auftragsfortschritt verfolgt und dessen termingerechte Abwicklung sichergestellt werden. Die verschiedenen beteiligten Abteilungen werden über die Software koordiniert. So erhält z.B. die Logistik automatisch die [...]

Während Informationen wie Umsatzzahlen und Lagerbestände in den meisten Unternehmen meistens präzise geführt und ausgewertet werden, sind Daten zu Kundenbeziehungen und Beschwerdemanagement oft nicht oder nur mit sehr großem Aufwand zu ermitteln. Hier verbirgt sich aber häufig ein großer Schatz an Informationen für das Marketing und das Qualitätsmanagement, der sich durch geeignete Software leicht heben lässt. Fachleute gehen z.B. bei Beschwerden von einer Dunkelziffer vom Faktor drei aus. Das bedeutet auf jede Beschwerde eines Kunden, kommen drei Kunden die sich nicht beschweren sondern dem Produkt oder dem Unternehmen den Rücken kehren und diese bei zukünftigen Anschaffungen nicht mehr berücksichtigen. Außerdem birgt natürlich jedes negative Erlebnis eine Menge Stoff für Erzählungen [...]