Ob und wie gut sich der Einsatz von ERP Systemen rentabilitiert, hängt nicht nur von der Software selbst ab. Häufig sind es gerade die Rahmenbedingungen der Organisation, die über Erfolg oder Niederlage entscheiden. Dabei ist mit Niederlage in der Regel nicht ein komplettes Scheitern gemeint, sondern die Kosten für die Umsetzung im Unternehmen und gefassten Terminpläne werden weit überschritten. In einzelnen Fällen können die Geschäftsprozesse auch gar nicht komplett abgebildet werden, so daß wichtige Informationen am System vorbei per Email oder Ausdruck transportiert werden.

Wichtige Rahmenbedingungen

  • Die Organisation der Prozesse ist soweit vorangeschritten, dass nicht mehr von Fall zu Fall über die Abwicklung von Geschäftsvorfällen entschieden wird. Herrscht hier noch ein Stand des ständigen Wechsels der Vorgehensweisen, wird eine ERP Software den aktuellen Zustand nur verstärken. Der Wunsch vieler Unternehmen, die sich mit dem Einsatz von ERP Systemen befassen, durch Software unklare Prozess durch ein starres Gerüst endlich eindeutig zu bekommen, geht häufig nicht in Erfüllung. Häufig sind hier schon die Vorgaben so ungenau, das die Software die realen Vorgänge nur bedingt abbilden kann.
  • Alle Beteiligten müssen wirklich hinter dem Projekt stehen. Häufig werden bei Softwareeinführungsprojekten die sogenannten Fachpromotoren vernachlässigt. Die Geschäftsleitung (Machtpromotoren) beschließt den Einsatz der neuen Software, die fachlichen Experten werden über die Enstcheidung nur informiert. Die besondere Rolle der fachlichen Experten als Anlaufstelle für alle in der täglichen anfallenden schwierigen Fragen macht sie in der Regel im Team aber auch zur Anlaufstelle für die Frage ob die neue Software viel Gutes oder auch Schlechtes für die Organisation bedeutet. Eine einzige positive Äußerung durch den altgedienten Produktionsleiter wirkt hier unter Umständen weitaus mehr als alle enthusiastischen Kick-Off Meetings und Informationsveranstaltungen.
  • Für die Umsetzung müssen auch Entscheider zur Verfügung stehen, die in der Lage und bereit sind zeitnah zu entscheiden. Wenn bei einzelnen Detailfragen jedes mal der komplette Einführungsprozess zum erliegen kommt, weil der entsprechende Entscheider erst wieder in einigen Tagen Zeit hat diese zu klären, kann dass Projekt niemals in der geplanten Zeit fertig werden. Außerdem unterstreicht die Teilnahme der Geschäftsleitung die Bedeutung für das Unternehmen und vor allem das klare Bekenntnis zum Projekt.
  • Wichtige Projektbeteiligte bleiben für die ganze Dauer des Projekts verfügbar. Häufig werden gerade wichtige Personen ständig für andere ebenso wichtige Projekte abgerufen. Ein ständiger Wechsel der Verantwortlichen oder Ansprechpartner führt ebenso zu Zeitverzögerungen und kann im schlimmsten Fall ein Scheitern des Projekts zur Folge haben.
  • Eine gute Dokumentation hilft allen Beteiligten die Übersicht über Projektfortschritt und -Vorgaben zu behalten. Außerdem können im Falle des Wegfalls eines Projektbeteiligten nachrückende Projektmitarbeiter sich schneller in die Materie einarbeiten.