Bei der Beschaffung einer neuen Unternehmenssoftware stellt sich in der Regel die Frage des Make or Buy. Soll eine Standardsoftware eingesetzt werden oder doch lieber eine Individualsoftware? Hier stellt sich natürlich auch zuerst einmal die Frage ob es eine geeignete Software überhaupt auf dem Markt gibt. Gerade Unternehmen die über viele Jahre gewachsene Prozesse und Strukturen haben können eine Standardsoftware nur dann einsetzen, wenn Sie bereit sind grundsätzliche Änderungen an Ihrer Prozess-Organisation in Kauf zu nehmen.
Die Mär von der zu jedem Unternehmen passenden Standardsoftware löst sich schnell in Luft auf, wenn man beginnt die vorhandenen Prozess in Software abzubilden. Der dann häufig verwendete Begriff des Customizings ist oft nichts anderes als ein eine mehr oder weniger umfangreiche Änderung der Software. Diese bringt außer Kosten natürlich auch einiges an Testaufwand mit sich. Doch wo liegen die Vor- und Nachteile einer individuell für das Unternehmen entwickelten Software?
Vorteile
- individuelle Festlegung des Leistungsumfangs
- optimale Anpassung an die eigene betriebliche Umgebung
großes Potential für Prozessverbesserungen, da diese sich sofort in der Software wiederspiegeln können - häufig stark verbesserte Informationswege und Entscheidungsvorbereitungen
- direkter Kontakt zum Software-Hersteller gegeben
- schnelle Reaktionsmöglichkeit bei Fehlern
- nachträgliche Änderungs- oder Erweiterungswünsche sind jederzeit möglich
Nachteile
- hohe Entwicklungskosten
- bei jeder nachträglichen Änderung entstehen erneut Kosten
- die Software ist erst nach einer gewissen Entwicklungszeit einsatzfähig
Ob die Kosten der Erstellung einer Individualsoftware tatsächlich über den Kosten der Anschaffung einer Standardsoftware liegen,sollte aber in jedem Fall genau geprüft werden. Häufig ist der Einsatz von Standardsoftware mit Kosten verbunden, die nicht auf den ersten Blick sichtbar sind, sich im Laufe der Einsatzzeit aber zu hohen Summen aufsummieren können.
Zusätzliche Kosten von Standardsoftware
- Nutzerlizenzen mit weiteren Kosten pro Benutzer oder Mengenstaffelungen die nur den Erwerb von einer Mindestanzahl von Lizenzen erlauben.
- Wartungsverträge
- Schulungskosten
- Kosten für Wartung und Service
- Updatekosten oder regelmäßiger Updatezwang
- Kosten für spezielle Soft- und Hardwareumgebungen
Da der Einsatz einer Software oft über viele Jahre hinweg geschieht, ist es hier wichtig auch die weiteren Kosten im Auge zu behalten um hier die tatsächlichen “Total Costs of Ownership” zu ermitteln.