In vielen Unternehmen zeigt sich noch heute das selbe Bild. Wichtige Prozesse werden über Exceltabellen abgebildet. Diese werden dann per E-Mail im Haus von Benutzer zu Benutzer verschickt oder werden über ein freigegeben Ordner im Netzwerk zugänglich gemacht.

Wichtige Kalkulationen oder Kontrollen werden je nach Fähigkeit des Benutzers mal mehr oder weniger gut in Formeln und Makros umgesetzt. Typische Erlebnisse sind dann:

 

Die Schreibrechtfalle und der temporäre Ordner

Der erste Benutzer der morgens die Datei öffnet und bis zum Abend nicht schließt, sperrt die Datei für alle anderen Benutzer. Versucht ein anderer Benutzer die Datei zu öffnen, erhält er eine Warnung. Diese wird schnell übersehen und die Datei wird als Kopie geöffnet. Der Benutzer ändert Daten und klickt auf Speichern. Keine weitere Meldung warnt ihn, dass er in Wahrheit mit einer temporären Kopie der Datei gearbeitet hat. Seine Eingaben sind aber auf jeden Fall nicht im Original angekommen. In diesem Fall ist nur zu Wünschen das die Daten nicht wichtig waren. Auffallen wird so etwas nur wenn etwas schwerwiegendes dadurch ausgelöst wurde. Das sind in der Regel Highlights wie Termin verpasst, fehlende Kostenpositionen oder auch nur eine Vielzahl von internen Telefonaten um den Sachverhalt zu klären.

Formelbezüge gelöscht

Obwohl die Datei eigentlich per Makro oder Formel alle falschen Eingaben abfängt oder farblich als Fehler markiert, bleibt sie in letzter Zeit stumm und akzeptiert jede noch so falsche Eingabe. Der Grund ist schnell gefunden. Vor 14 Tagen hat ein Benutzer nach einer Fehlermeldung mit der er oder sie nichts anfangen konnte, alle Formeln entfernt. Ein weiterer Evergreen ist das zerstören einer Formel durch einen Klick in das falsche Feld oder ein nur teilweiser Copy-Paste-Vorgang. “Ach da waren auf dem Blatt 5 noch Bezugsfelder…?”

Weiß jemand wer das geschrieben hat?”

Auch in der Schwergewichten der deutschen Industrie ein immer wieder vorkommendes Ereignis: Der Abteilungsleiter läuft durch das Großraumbüro und versucht herauszufinden, wer die Liefertermine hinter die vertraglich und mit Vertragsstrafe belegten Vertragstermine gelegt hat. Da ist eine Tabellenkalkulation geduldig. Da macht sie genau das, was sie soll. Sie nimmt die Eingabe des Benutzers an. Leider kann man später nicht nachvollziehen, wer die Daten so verändert hat. Das befreit aber die Benutzer auch von jeder Verantwortung und wird aus diesem Grund nicht von allen gleich bedrohlich empfunden.

Warum liegen wichtige Kennzahlen erst am Monatsende vor?

Ganz einfach. Immer so um den 28. herum fängt ein Mitarbeiter an alle Excel-Dateien auf Laufwerk X: zu öffnen und die aktuellen Stände der Projekte oder Aufträge in einer Datei für die Geschäftsleitung per Copy-Paste zu übertragen. Das dauert ein wenig und erfordert natürlich einiges an Konzentration und vor allem sollte in der Zwischenzeit nichts mehr geändert werden. Die Geschäftsleitung fährt dann praktisch in der Zeit vom 1. bis zum Monatsende blind. Das ganze wird dann immer noch durch Übertragungsfehler und viele interne Telefonate ( “Wo sind Ihre Zahlen, ich muss die Monatsauswertung machen…”) abgerundet.

In Wahrheit gibt es aber schon seit vielen Jahren ein Rezept für derartige Probleme:

Excel-Notbehelfe in Datenbankanwendungen umwandeln. Das funktioniert jedes Mal.

 
Excel ist ein Markennmane der Microsoft Cooperation